Los contratistas, proveedores y consultores desempeñan un papel cada vez más importante a la hora de ayudar a las organizaciones a reducir costes y hacer las cosas más rápidamente. Dado que estos profesionales subcontratados suelen trabajar por honorarios únicos o fijos, existe el riesgo de que los costes se disparen.
Una forma eficaz de gestionar estos riesgos es crear contratos de servicios que contengan normas y condiciones de rendimiento.
Esta entrada del blog abarca las preguntas más esenciales que debe plantearse al crear un contrato de servicios. Le ayudará a definir los servicios, el alcance, las normas de rendimiento y otras condiciones que se requieren como parte de sus acuerdos con los proveedores.
¿Por qué son importantes los contratos de servicios?
Los contratos son importantes por dos razones fundamentales. En primer lugar, garantizan que ambas partes entiendan lo que se espera de la otra y que los términos y condiciones del acuerdo sean claros. En segundo lugar, ayudan a gestionar el riesgo.
Los contratos son la base de cualquier relación comercial. No sólo son una forma de garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales, sino también una manera de gestionar los riesgos que conlleva hacer negocios. El mayor reto es encontrar el acuerdo adecuado para cada situación. Con tantos tipos de acuerdos disponibles, puede ser difícil saber cuál es el apropiado para su situación.
¿Qué es un contrato de servicios?
Un contrato de servicios es un acuerdo que especifica los términos y condiciones de la prestación de servicios por parte de un proveedor o contratista. Estos acuerdos suelen basarse en la tarifa por hora o en una tarifa fija.
Los contratos de servicios deben sentar las bases de una asociación positiva entre la organización y el proveedor. Deben describir las responsabilidades de cada parte y ser lo suficientemente detallados como para evitar malentendidos y disputas posteriores.
¿Cuáles son los elementos de un contrato de servicios?
El elemento más importante de un contrato de servicios es el alcance del trabajo. Éste se define como lo que hay que hacer para conseguir los resultados deseados. Es importante definir los objetivos y los resultados, y luego hacerlos coincidir con los servicios prestados por el proveedor.
El siguiente elemento importante es el calendario de pagos. Éste debe establecerse en función del valor que se entrega. Si la organización va a pagar a plazos, tiene que considerar cómo se calculará cada pago y cuándo vencerá.El acuerdo de nivel de servicio (SLA) es el elemento clave de cualquier contrato, ya que ayuda a definir cómo se prestarán los servicios, por quién y cuándo. El acuerdo de nivel de servicio debe ser claro en cuanto a los objetivos, los hitos, las actividades del proyecto, los resultados y cualquier otro detalle relevante.
Indicadores clave de rendimiento (KPI)
Durante la redacción del contrato de servicios, es importante definir los indicadores clave de rendimiento (KPI) que se utilizarán para medir el éxito del proyecto. Los KPI son métricas cuantificables relacionadas con los objetivos empresariales. Pueden utilizarse para determinar en qué medida el proveedor ha cumplido los objetivos establecidos en el contrato.
Los KPI pueden ayudar a la organización a determinar si el proveedor está cumpliendo los términos y condiciones del contrato. Si los KPI se establecen y miden correctamente, también pueden utilizarse para ajustar el curso del proyecto si se está desviando.
Análisis de impacto acumulativo (CINA)
Un elemento importante en la preparación de un contrato es el análisis de impacto acumulativo (CINA). Se trata de una evaluación de riesgos que examina los posibles costes y consecuencias de no cumplir los términos del contrato. Es un análisis tanto de los riesgos de que el proveedor no pueda cumplir los objetivos como del riesgo de la organización de pagar más de lo previsto. La CINA puede utilizarse para negociar mejores condiciones y reducir los riesgos para ambas partes.
Tanto la organización como el proveedor tienen riesgos asociados al contrato. Por lo tanto, ambas partes deben tomar medidas para minimizar las pérdidas potenciales y protegerse en caso de que algo vaya mal. Esto incluye la definición de estrategias de mitigación de riesgos y de factores desencadenantes que lleven a la renegociación de las condiciones o incluso a la rescisión del contrato si se cumplen determinadas condiciones.
Definir quién pagará qué por adelantado
La mejor manera de mitigar el riesgo es establecer expectativas claras sobre lo que cada parte pagará por adelantado. La organización debe definir claramente las condiciones de pago en el contrato.
Si el proveedor quiere un pago por adelantado, el contrato debe establecer claramente qué porcentaje de los honorarios se deberá pagar en las diferentes etapas del proyecto. Al establecer estas condiciones de pago, las organizaciones deben tener en cuenta que es posible que no recuperen el importe íntegro si el proveedor no presta los servicios según lo previsto en el contrato.
Los contratos de servicios pueden ayudar a las organizaciones a reducir los riesgos y a sacar el máximo provecho de los proveedores y contratistas. El uso de un contrato para definir claramente los servicios, las condiciones y las expectativas puede ayudar a evitar malentendidos y disputas entre las partes.
Es importante definir el alcance del trabajo, las condiciones de pago y los KPI antes de iniciar un proyecto. Estos elementos ayudarán a gestionar el riesgo y a garantizar que ambas partes trabajan con los mismos objetivos.