Un asistente oficial es un empleado de una administración pública que asiste a los altos funcionarios en sus tareas. En general, se encargan de ayudar a alguien a desempeñar sus funciones. Un asistente oficial también se llama asistencia o secretario personal.
Un asistente oficial ayuda a su superior en tareas administrativas (organización de documentos, redacción de memorandos, toma de notas, etc.) y no participa en los procesos de toma de decisiones. Dependiendo de la función del superior en el que trabaje, un asistente oficial puede ser personal o departamental.
Son contratados directamente por el jefe de departamento a través de RRHH o de una agencia de contratación. Siga leyendo para saber más sobre lo que hace un asistente oficial, sus ventajas e inconvenientes, los títulos de trabajo más comunes dentro de este campo, así como otra información útil para convertirse en uno.
¿Qué hace un asistente oficial?
El trabajo de un asistente oficial puede incluir una variedad de tareas, dependiendo de su posición y de las tareas que le asigne su superior. Las tareas típicas de un asistente oficial incluyen:
- Transcribir dictados
- Organizar la agenda de su superior
- Redactar cartas y correos electrónicos
- Organizar y dirigir reuniones
- Preparar informes y presentacionesResponder a las llamadas telefónicas
- Manejar información confidencial
- Mecanografiar y archivar documentos
- Preparación de documentos para su publicación
- Creación y mantenimiento de bases de datos
- Creación y mantenimiento de sitios web
- Seguimiento de los gastos
- Pedir suministros
- Creación de bases de datos y hojas de cálculo
- Creación y mantenimiento de un sistema de archivo
- Búsqueda de información
- Utilizar diversos programas informáticos
Ventajas de ser asistente oficial
- Confianza: Es una gran oportunidad para aumentar tu capacidad de comunicación y de trato con la gente, así como para demostrar tu habilidad para gestionar proyectos y establecer plazos. También es una oportunidad para ampliar tus conocimientos sobre la empresa para la que trabajas y conocer el funcionamiento entre bastidores.
- Amplia gama de habilidades: aprenderás más sobre una variedad de campos y construirás un amplio conjunto de habilidades al trabajar con una variedad de personas en toda la empresa. Incluso puedes tener la oportunidad de viajar por trabajo si tu jefe se encarga de supervisar un proyecto en otra ciudad o país.
- Red de contactos: conocerás a personas de toda la empresa y establecerás relaciones con ellas a través de la colaboración en proyectos. Puede que incluso llegues a conocer a personas que pueden ayudarte a avanzar en tu carrera o a encontrar otro trabajo en el futuro.
Desventajas de ser asistente oficial
- Falta de movilidad ascendente: aunque puedes avanzar en antigüedad y salario con el tiempo, generalmente no podrás ascender a puestos de mayor autoridad.
- Alta tasa de rotación – Este tipo de trabajo suele tener una alta tasa de rotación, y los asistentes pueden cambiar de puesto una o incluso varias veces durante su carrera.
- Falta de beneficios – Como eres un empleado a voluntad y no a tiempo completo, la empresa no está obligada a proporcionarte beneficios como seguro médico, un plan 401(k) y vacaciones pagadas.
Títulos de trabajo más comunes para un asistente oficial
Asistente administrativo Este es el título de trabajo más común para un asistente oficial. Los asistentes administrativos suelen encontrarse en el departamento de Recursos Humanos o en la oficina del director general y otros altos ejecutivos.
Ayudan a que el resto del departamento funcione sin problemas encargándose de las tareas administrativas, como contestar al teléfono, saludar a los visitantes y transmitirles mensajes, hacer pedidos de suministros, etc.
Especialista en apoyo administrativo Este es un título de trabajo que se ve a menudo en el sector público y en las agencias gubernamentales. Los especialistas en apoyo administrativo prestan asistencia administrativa a sus superiores, pero también pueden ayudar a otros departamentos. También pueden realizar tareas y deberes administrativos y de oficina.
Asistente ejecutivo Es un puesto de trabajo que puede encontrarse en la oficina de altos ejecutivos, como el director general y el director financiero. Los asistentes ejecutivos son el primer punto de contacto para los visitantes y suelen programar citas, tomar notas durante las reuniones y realizar otras tareas administrativas. Los asistentes ejecutivos también pueden realizar algunas tareas de oficina, como mecanografiar, archivar y enviar comunicaciones.
Conclusión
Un asistente oficial es un miembro importante de una empresa o departamento gubernamental. El trabajo que realizan puede variar en función de las necesidades de su superior, pero suelen encargarse de tareas administrativas. Convertirse en asistente oficial puede ser una carrera desafiante pero gratificante.