La contabilidad no siempre es sencilla. Los pagos, las transacciones y otras actividades financieras pueden ser extremadamente complejas en una empresa. El proceso de cálculo de las nóminas también puede implicar a múltiples partes interesadas y a terceros. Así que no es de extrañar que la cuestión de si la nómina es correcta o no sea una de las principales preocupaciones de las pequeñas empresas.
Dicho esto, una empresa bien gestionada suele tener algún control para verificar que todo cuadra y es preciso. Un sistema bien organizado debería ser capaz de mostrarle fácilmente dónde ha ido su dinero. Si aún no tiene un sistema establecido, intente crear uno antes de que comience su próximo periodo de nóminas para que no haya sorpresas el día de la paga.
Comprueba lo básico
Hay algunos pasos sencillos que puede dar para verificar la exactitud de su nómina. Si utiliza un servicio de nóminas, compruebe con ellos cualquier problema o preocupación que tenga. Si lo hace usted mismo, compruebe que la documentación de las nóminas está actualizada.
- Empleados – Asegúrese de que tiene el nombre y el número de la Seguridad Social correctos para cada persona en la nómina.
- Salarios – Asegúrese de que está pagando la tarifa correcta para cada puesto, y cualquier otro pago como las bonificaciones.
- Impuestos – Asegúrese de tener registrado el tipo impositivo correcto para cada empleado.
- Otras deducciones – Asegúrese de que tiene registradas otras deducciones como el seguro médico, las contribuciones al 401(k) u otros beneficios.
- Fecha de la nómina – Asegúrese de que la fecha de la nómina es correcta. Asegúrese de que está calculando los salarios brutos basándose en el número correcto de horas trabajadas.
Confirmación del beneficiario
– Beneficiarios – Asegúrese de que tiene el nombre, la dirección y el número de la Seguridad Social correctos para cada persona de la nómina. Habrá algunas personas que tendrán varios beneficiarios, así que asegúrese de marcar todas las casillas correspondientes.
- Seguro médico – Asegúrese de que tiene la información correcta sobre el seguro médico de cada empleado. Es importante tenerla actualizada, ya que puede ser necesario hacer cambios para reflejar la inscripción en un nuevo plan si se cambia de proveedor de seguros.
- Seguro de vida – Compruebe que ha introducido correctamente el importe de la prestación por fallecimiento de cada empleado. Esta será la cantidad que se pagará al beneficiario del empleado si la persona fallece mientras está empleada en su empresa.
- Planes de jubilación – Asegúrese de que tiene la información correcta registrada para cada empleado que participa en un plan de jubilación como un 401(k) o 403(b). Compruebe que las contribuciones se deducen y depositan correctamente.
- Otras deducciones – Asegúrese de que ha registrado cualquier otra deducción, como un aumento voluntario de la paga, un regalo especial u otro beneficio no imponible.
Conciliación
- Salarios – Asegúrese de que los salarios introducidos en el talón de pago de cada empleado coinciden con los salarios en su sistema de nóminas
- Impuestos – Asegúrese de que los impuestos introducidos en su sistema de nóminas son los mismos que los reportados en los talones de pago de sus empleados.
- Otras deducciones – Asegúrese de que las otras deducciones introducidas en su sistema de nómina sean las mismas que las reportadas en los talones de pago de sus empleados.
- Compruebe las fechas – Asegúrese de que la fecha de contratación de cada empleado es la misma que la fecha en la que se añadió a la nómina. Es posible que haya olvidado añadirlos en un periodo anterior. Del mismo modo, asegúrese de que la fecha en la que fueron dados de baja es la misma fecha en la que fueron despedidos.
- Totales de la nómina – Asegúrese de que los totales en el talón de pago de cada empleado coinciden con los totales en su sistema de nómina.
Registro de cheques
- Salarios – Asegúrese de que los salarios registrados en el registro de nóminas coinciden con los salarios en su sistema de nóminas.
- Impuestos – Asegúrese de que los impuestos registrados en el diario de nóminas coinciden con los impuestos en su sistema de nóminas.
- Otras deducciones – Asegúrese de que las otras deducciones registradas en el diario de nómina coinciden con las otras deducciones en su sistema de nómina.
- Compruebe las fechas – Asegúrese de que las fechas de cada entrada en el diario de nóminas coinciden con las fechas de alta y baja de los empleados en su sistema de nóminas.
Auditoría de la nómina
Conciliación – Si hay discrepancias entre las dos cifras, es posible que tenga que hacer una conciliación más exhaustiva.-Comprobación del registro de nóminas – Si hay discrepancias entre las dos cifras, es posible que tenga que hacer una comprobación más exhaustiva del registro de nóminas.
Si revisa todos estos elementos y sigue encontrando problemas, es posible que tenga que hacer más trabajo para localizar el problema. El mejor paso siguiente es examinar las propias transacciones para ver si hay una razón para la diferencia. Puede hacerlo revisando las transacciones un día a la vez.
Hay varias maneras de hacerlo. Puede comprobar las transacciones en su software de nóminas o comprobar las transacciones a mano en un diario de papel. Si lo hace a mano, puede utilizar dos columnas para registrar las transacciones y sus correspondientes totales.
La primera columna debe registrar la fecha de la transacción. La segunda columna debe utilizarse para registrar el nombre de la persona que recibe el pago, el salario bruto (u otros importes) pagado y el importe neto (incluidos los impuestos y otras deducciones) pagado. Si lo hace a mano, puede ser útil utilizar un lápiz para poder borrar y cambiar fácilmente cualquier número si lo necesita.
El proceso de las nóminas puede ser difícil y complicado, especialmente para los que lo hacen en la empresa. Por eso muchas pequeñas empresas optan por externalizar el proceso utilizando un servicio de nóminas.
Es importante tener en cuenta que un proveedor de servicios de nóminas externo no es inmune a los errores. Debe verificar periódicamente la exactitud de sus números de nómina para asegurarse de que son correctos. Puede hacerlo comprobando lo más básico, como los nombres y números de la Seguridad Social de sus empleados, así como mirando los detalles de sus transacciones.
